قد يقال إن مهام مدير المكتب لا تختلف عن مهام المديرين الآخرين في المنظمة، هذا صحيح بالنسبة للأساسيات الإدارية لكن ارتباط مدير المكتب المباشر بالرئيس يجعل طبيعة عمله مختلفة، هذا المدير يقوم بالأعمال الإدارية الأساسية التي تخص المكتب، وفي نفس الوقت له جسور وطرق وأنفاق مع الإدارات الأخرى، قد تكون المهارات الأساسية المطلوبة لأي مدير متشابهة ومنهم مدير مكتب الرئيس الذي يختلف عن الآخرين بضرورة توفر مهارات خاصة مثل قوة الذاكرة وأن يلغي من قاموسه كلمة لا أدري. من أهم صفات مدير مكتب الرئيس الناجح أن يكون شخصية قيادية وهو رئيس ومرؤوس، يتلقى الأوامر والتوجيهات ويملك القدرة على نقلها بسلاسة إلى الآخرين. نجاحه يتوقف على قدرته في بناء علاقات عمل إيجابية يتعامل فيها مع منتسبي المنظمة بكافة مستوياتهم الوظيفية كزميل وليس كرئيس، يحقق التوازن بين المهنية والعلاقات الإنسانية.
القدرة على التعامل مع شخصيات مختلفة ان كانوا من العاملين في المكتب او العملاء بعقلانية وهدوء. الوصف الوظيفي لوظيفة مدير مكتب – وظائف تنقيب. وباتباع هذه الخطوات تقديم المشورة لك. الاحاطة بكل شؤون المكتب ان كنت ترغب بإن تكون مكتب ناجح عليك اولا ان تكون قادرا بالالمام بكل شؤون المكتب، وهذا يعني الاطلاع على كل شاردة وواردة فيه، وان لا تدع للاستثناءات ان تطرق الى هذا الشأن او تكتفي في اختصاص معين من شؤونه، فهذا الامر قد يكون في بعض الاحيان المقتل لك كمدير المكتب، فعليك الاضطلاع بالمسؤوليات الملقاة على عاتقك ان كانت المذكورة سابقا وغيرها، فتبدا مسؤولياتك من لحظة تعيين الموظفين والابلاغ عن تعيينهم الى ان تصل الى فصل بعض الموظفين، وما يتخللها من الاطلاع على نشاط الموظف وكفاءته واحتياجات المكتب والمراسلات، وغيرها الكثير. ان تكون حازما في القرارات عند إدارة مكتب ما كل القرارات السابقة لا يمكن ان تكون اتخاذها ان لم تكن كمدير مكتب على قدر من الحزم، اي ان لا تتردد كثيرا في اختيار القرار الذي تظن انك في حاجة اتخاذه، ان كنت تحتاج الى بعض الادوات في المكتب وكان العمل يتوقف على قرار الشراء، فلا يمكن ان تترد في اتخاذ القرار، ان كنت ترغب بتعيين احد الموظفين او فصل اخر، فلا يمكنك ان تستمر في التفكير الى فترات طويلة حتى تتخذ القرار في هذا الشأن، هذه الامور تتطلب الحزم، ولكن مع المرونة ايضا، فالحزم الدائم قد يعطي نتائج عكسية احيانا.
* التمتع بمهارة إدارة الوقت. * التمتع بمهارات تنظيم الاجتماعات ومتابعة تنفيذها * التمتع بمهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين. * المقدرة على إدارة لقاءات العمل * مهارة التعامل مع الزوار والمراجعين بأعلى مستوى من اللباقة وحسن التصرف * الثقافة العامة في شتى المجالات الصفات الشخصية لمدير المكتب وتمثل الصفات الشخصية الخاصة التي يمتلكها الشخص وتبرزه من بين الآخرين... مهام مدير المكتبة. وأهمها: * ان يكون ذو شخصية لبقة و محبوبا من الاخرين * أن يكون ذكيا ولماحا وحسن التصرف في شتى المواقف * التميز بقوة الذاكرة. * أن يكون منصتا جيدا. * المقدرة على استنباط وحل المشكلات قبل وقوعها * المقدرة على بث الحماس في نفوس الآخرين * المحافظة على السرية في جميع الأعمال * المشورة والأخذ بالآراء السليمة * التكيف مع الأوضاع فهو رئيس ومرؤوس في نفس الوقت وعليه أن يقوم بالشخصيتين بمهارة عالية ولا يخلط بينهما * القدرة على حل المشكلات المكتبية بطرق ابتكارية. * القدرة على التفاوض وحل النزاعات * المقدرة على تحديد الأولويات ومعالجة الأهم قبل المهم * الأناقة وحسن المظهر * الهدوء وضبط النفس حتى في أصعب الظروف * التحلي بالعواطف الإنسانية * المقدرة على التعبير بلغة الجسد وفهمها عند استعمال الآخرين لها.
ماهي وظيفة مدير المكاتب الامامية؟ مدير المكاتب الامامية او مدير الاستقبال هي وظيفة مهمة في قطاع الفنادق وهو المسؤول عن إدارة قسم الاستقبال لدى الفندق وكذلك هو بمثابة الوجه الاولى لزوار الفندق وهو المسؤول عن استقبال الزوار ويقوم أيضًا بتنسيق جميع أنشطة مكتب الاستقبال بما في ذلك المكالمات والحجوزات وخدمات الضيوف وتحتاج الوظيفة الي الشخصية لطيفة والقدرة على التعامل بشكل احترافي والإشراف على فريق عمل قسم الاستقبال. المهام الوظيفية مدير المكاتب الامامية: التأكد من أن مكتب الاستقبال مجهز ومرتب ولديه جميع المواد اللازمة مثل الأقلام والكتيبات والمنشورات. تدريب موظفي مكتب الدعم والإشراف عليهم بما في ذلك موظفي الاستقبال وحراس الأمن ومسؤولي مركز الاتصال. ضمان خدمة العملاء في الوقت المناسب وبشكل دقيق. مهام عون المكتب. التعامل مع الشكاوى وطلبات العملاء وتقديم الحلول المناسبة. اكتشاف حالات الطوارئ والتعامل مع المواقف المختلفة. رصد ومراقبة المخزون وطلب اللوازم المكتبية. ضمان توزيع البريد الصحيح داخل الفندق. إعداد ومراقبة ميزانية المكتب. الاحتفاظ بسجلات محدثة توضح النفقات والتكاليف المكتبية. ضمان تلبية سياسات الفندق ومتطلبات الأمان.