ومع ذلك، مع وجود صندوق بريد مزدحم، قد يكون من الصعب الحصول على كل شيء، وقد تفوتك بعض الإشعارات المهمة. من الضروري حذف رسائل البريد الإلكتروني أو أرشفتها للحصول على صندوق بريد بسيط ونظيف ومنظم لمساعدتك في الحياة العامة أو إدارة أعمالك. بدون بريد وارد نظيف، قد تجد نفسك وسط كومة افتراضية مستحيلة من الفوضى التي يبدو كما لو أنها لن تنتهي أبدًا. تعريف أرشفة البريد الإلكتروني تعني أرشفة رسائل البريد الإلكتروني إخفائها من صندوق الوارد الخاص بك وإضافتها إلى جميع ملفات البريد على Gmail. صندوق الوارد الخاص بك هو المكان الذي ترى فيه الرسائل الجديدة والرسائل التي قرأتها. من خلال الأرشفة، يمكنك إلغاء الفوضى العارمة في بريد الرسائل الواردة الأساسي. الأرشفة لا تعني الحذف. ستظل قادرًا على البحث عن رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في المستقبل باستخدام شريط البحث في Gmail. قد ترغب في أرشفة بريد إلكتروني لست بحاجة إليه الآن ولكن قد تحتاج إلى الرجوع إليه في المستقبل. ستبقى جميع المستندات والمرفقات. لذلك، إذا كنت لا تريد إزالة بريد إلكتروني إلى الأبد، فسترغب في أرشفة رسائل بريدك الإلكتروني بدلًا من حذفها. تظل رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في المُجلد المُخصص لها أو في صفحة "All Mail" حتى تقوم بإخراجها من الأرشيف.
هناك أكثر من 30 نوعًا من رسائل البريد الإلكتروني الآلية التي يمكن للمسوقين استخدامها للتفاعل مع العملاء المستهدفين. يشملوا: رسائل الترحيب عبر البريد الإلكتروني عادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية هي أول اتصال مباشر تقوم به الشركة مع العميل. إنه يجعل المستلم يشعر بأنه مميز ويمكن أن يعزز المشاركة. عادةً ما تخبر العلامات التجارية الوافدين الجدد عن الفوائد التي سيحصلون عليها أثناء التعاون مع علامتهم التجارية. رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على شكرا لك يتم إرسال رسائل الشكر إلى المستخدمين تلقائيًا بعد الاشتراك أو التحويل أو تنزيل شيء ما أو حضور حدث ما. إنها طريقة ممتازة لإقامة علاقات مع العملاء. رسائل البريد الإلكتروني لعربة التسوق المهجورة يتم إرسال رسالة بريد إلكتروني لعربة التسوق المهجورة كمتابعة للعميل الذي ترك بعض العناصر في عربة التسوق أثناء الخروج. تمثل العربات المتروكة أكبر التسريبات في مسار المبيعات. لذا، فإن إرسال هذا البريد الإلكتروني الآلي يساعد في استعادة الإيرادات المفقودة وإعادة حركة المرور إلى موقع الويب. رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد الطلب بمجرد أن يطلب العميل شيئًا ما، فمن الأفضل دائمًا إرسال بريد إلكتروني لتأكيد الطلب.
وأضاف: «بينما قد يشبه هذا المخطط هجمات اختراق البريد الإلكتروني للشركات، والتي يتظاهر فيها المهاجمون بأنهم زملاء ويجرون محادثات مع الضحايا، لكن الفرق يكمن هنا في أن المهاجمين لا يستهدفون أفرادًا بعينهم، فالمراسلات ليست سوى وسيلة ذكية لزيادة احتمال أن يفتح المستلم الملفات المرفقة بها». وتوصي كاسبرسكي باتباع التدابير التالية للحماية من هجمات Qbot وEmotet: • التحقّق من عنوان المرسل. تأتي معظم الرسائل غير المرغوب فيها من عناوين بريد إلكتروني ليس لها معنى وتبدو مجموعة عشوائية من الحروف والأرقام. وبالإمكان تمرير مؤشر الماوس فوق اسم المرسل، الذي بدوره قد تكون تهجئته غريبة، للمساعدة في رؤية عنوان البريد الإلكتروني بالكامل. وفي حال عدم الاطمئنان إلى العنوان، يمكن وضعه في محرك بحث للتحقق منه. • ينبغي الحذر من الرسالة التي تخلق إحساسًا بالإلحاح؛ فغالبًا ما يحاول مرسلو البريد الإلكتروني ممارسة الضغط على متلقي الرسالة بخلق شعور بالإلحاح. على سبيل المثال، قد يحتوي سطر الموضوع على كلمات مثل «عاجل» أو «إجراء فوري مطلوب» للضغط على المتلقي من أجل التفاعل مع الرسالة. • تزويد الموظفين بالتدريب الأساسي على السلامة في مجال الأمن الرقمي، ويساعد إجراء محاكاة لهجوم تصيّد في ضمان قدرة الموظفين على التمييز بين رسائل البريد الإلكتروني المخادعة والرسائل الأصلية.