التوثيق والمعلومات التوثيق الإداري ويقوم مركز المعلومات والوثائق بجمع الوثائق الحكومية الإدارية ذات الصبغة التنظيمية وفقاً لما نصت عليه المادة الرابعة/ الفقرة الثامنة من نظام المعهد، حيث يقدم المركز خدماته المباشرة إلى المستفيدين سواءً على مستوى إدارات المعهد، وأعضاء هيئة التدريب والمتدربين، أو على مستوى الجهات الحكومية والقطاع الخاص وعموم الباحثين. كما يقدم المعهد خدماته التوثيقية من خلال بوابة إلكترونية تقدم خدمة الاستفسارات والاشتراكات عبر قاعدة بيانات إدارة المحتوى الرقمي "وثائق" والتي بلغت عدد الاشتراكات الرسمية فيها لأكثر من 100 جهة حكومية. كما يضم نشاط التوثيق الإداري إضافةً إلى ما سلف، الكثير من وثائق الوزارات والأجهزة الحكومية، التي لها علاقة تفسيرية أو تكميلية، أو ما كان منها يمثل نموذجاً أو حالة تكميلية بالوثائق السابقة، أو ما كان منها يمثل نموذجاً أو حالة إدارية أو قانونية يُحتذى بها.
7. الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجامعة وفروعها وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع الإدارات المختصة بالجامعة، وبالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ذلك. 8. متابعة تطبيق الوحدات والإدارات المختلفة في الجامعة لخطة التصنيف والترميز. 9. تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد. 10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها. 11. الإشراف على الوصف الفني لعمليات التقويم، والمشاركة فيه. 12. تقويم عمليات تنظيم الوثائق، والعمل على تطويرها. 13. تحديد أهداف ومواصفات نظم بيانات الوثائق في الجامعة. 14. مركز الوثائق والمحفوظات - الهيكل الاداري. الإشراف الفني على العمليات التي تعتني بالوثائق وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والترميز. 15. التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل. 16. أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها. 1-2:وحدة الوثائق متوسطة النشاط: ترتبط وحدة الوثائق متوسطة النشاط برئيس المركز. تهدف وحدة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.
برق الهاتف الشبكي تغيير كلمة المرور مجالس الشمالية البريد الإلكتروني الجديد البريد الالكتروني الدعم الفني طلبات الصيانة بوابة الخدمة الذاتية لمنسوبي الجامعة المزيد البرامج المجانية طور حساب المعدل بلاك بورد Office 365 بانر البرامج الدراسية التقويم الأكاديمي المزيد
4. الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها والإتلاف والترحيل وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة. 5. متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل. 6. الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجامعة بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة. 7. العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجامعة من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة. 8. التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة. 11. حفظ بيانات ومحاضر الترحيل والإتلاف، وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بذلك. 12. الإجابة عن الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة. 13. إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى الإدارات والأقسام والوحدات وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة. 14. متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة. 15. تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل. 16. إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية. 17.
لا يتعلق الأمر بقصر الوقت وإنما بكيفية إدارته، تلك هي وجهة نظر الفيلسوف الرواقي اليوناني القديم "سينيكا"، لكن السؤال هو: كيف ندير أوقاتنا بنجاح وفعالية؟ في الحقيقة هناك الكثير من الإجابات التي قُدمت عن هذا السؤال؛ لذلك فهناك الكثير من النظريات العالمية عن تنظيم الوقت التي تتحدث عن أفضل الطرق، … أكمل القراءة »
المهام التي تضعها في هذا القسم من المربع من الضروري تنفيذها الآن ولا مجال للتأخر فيها بأي شكل، ويمكنك تنفيذها بيدك أو تفويض البعض للقيام بها بحسب ما يتطلب الأمر. النصيحة بهذا الشأن حاول قدر الإمكان تجنب التسويف والمماطلة بتنفيذ المهام وعدم تأجيلها لحين وصولها لهذا المربع، أي نفذ المهام فورًا وأول بأول. مصفوفه أداره الوقت و تحديد الهدف. المربع الثاني المهم وغير العاجل هذا الجزء من المصفوفة هو الأهم وإن كنت تدير وقتك بالطريقة الصحيحة فأنه يجب عليك قضاء القسم الأكبر من وقتك في هذا المربع. هذا المربع يشكل أمور مهمة ولكنها غير عاجلة مثل العلاقات الاجتماعية والأسرية، ممارسة الرياضة، العناية بالأمور المنزلية، الهوايات، التعلم، وأمور أخرى مهمة ولكنها غير ملحة. هذه الأمور غالبًا ما نضحي فيها في سبيل مهام عاجلة ومهمة أي في سبيل المربع الأول، وكلما قضينا وقت أكثر في المربع الثاني كلما كان ذلك أفضل وقللنا من المهام بالمربع الأول وباقي المربعات، وبالتالي إدارة الوقت بفعالية والتخفيف من الضغوط على صعيد الوقت. لزيادة الفعالية في إدارة الوقت واستغلال هذا المربع بشكل صحيح ركز على الأمور هذه، نفذ كل مهمة بالوقت الصحيح لها، ابتعد عن التسويف والمماطلة، مثلًا لا تؤجل الدراسة للامتحان حتى يحين الوقت فتضطر لوضع أمر الدراسة في المربع الأول، بل ادرس قبل وقت كافي من الامتحان حتى تبقى الدراسة في هذا المربع وقس باقي الأمور على ذلك.
اقرأ أيضًا: قوة الملاحظة: ما هي هذه المهارة وكيف أطورها؟ 3. مصفوفة إدارة الوقت... ما هي، وكيف تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية؟!. التقويم إذا كنت تحضر اجتماعات كثيرة سواء داخل القاعات أو على الإنترنت، وإذا كنت تقابل الكثير من الناس، فلا شك أنك قد ترتبك وقد تنسى أحد الاجتماعات، ما قد يضر بسمعتك أو يوقع عليك ضررًا كبيرًا، وهنا تأتي أهمية التقويم الذي يرتب لك مواعيدك ويرسل إليك تنبيهًا باقترابها أو حين يحين موعدها، ونرشح لك تقويم Google Calendar لسهولته وإمكانية مزامنته على حسابك تلقائيًا. اقرأ أيضًا: تعرف على عادات النجاح للأشخاص الأكثر ثراءً كيف أنشئ جدولا لإدارة الوقت؟ توجد عدة طرق لإنشاء جدول إدارة الوقت، أشهرها هو مصفوفة ستيفن كوفي صاحب كتاب "العادات السبع للأشخاص الأكثر نجاحًا". ويرتب كوفي المهام وفقًا لأهميتها وعجلتها، فمثلًا في الجدول التالي: صيانة السيارة مهمة وعاجلة زيارة مدرسة الطفلة مهمة ولكنها غير عاجلة التسوق غير مهم لكنه عاجل ري الزرع ليس مهمًا ولا عاجلاً لكن لاحظ أن ترتيب المهام يتغير من حين لآخر وليس ثابتًا، وأنت من تحدد هذا، فمثلًا قد يصبح ري الزرع مهمًا وعاجلاً إذا كان الهواء جافًا أو عندما يكون قد مضى وقت طويل دون سقايته. عاجل غير عاجل مهم صيانة السيارة زيارة مدرسة الطفل غير مهم التسوق ري الزرع نعلم أن مشاغلك كثيرة، ويهمنا أن تكون قادرًأ على إدارة وقت إدارة مثلى، فهل كنت تطبق بعض تلك الأساليب من تلقاء نفسك؟ أم هل ستبدأ تطبيق ما قرأته؟ شاركونا آرائكم وخبراتكم، ولا تنسوا الاشتراك معنا لتصلك أحدث الموضوعات.
المربع الثالث غير المهم والعاجل وهي الأشياء غير المهمة ولكنها تكون عاجلة وتأتي في أوقات حرجة، وغالبًا يمكن التغاضي عنها ولكن بسبب كونها تأتي على عجالة يشعر الشخص بأنه من الضروري القيام بها حالًا وبالتالي تكون خادعة بعض الشيء وتكلفنا مزيد من الوقت دون الكثير من الفائدة، تشمل أمور من قبيل المكالمات الهاتفية التي تتقاطع مع مهامنا الأخرى، الاجتماعات العاجلة، الدعوات الاجتماعية، تصفح الإنترنت وما إلى ذلك من الأمور غير المهمة. التعامل مع هذه الأمور يتطلب قدر عال من التركيز في المهام التي نعمل عليها، ونحاول قدر الإمكان عدم السماح للأمور التي تأتي في هذا المربع بالتأثير علينا أو استهلاك وقت فيها أكثر من اللازم. أي تنفيذها بسرعة والتخلص منها بأقل وقت ممكن. وقت صلاة العيد الدمام 1443 – موقع الميدان. المربع الرابع غير المهم وغير العاجل وهي الأمور الغير مهمة على الإطلاق ولا تعود علينا بأي نفع، أي باختصار هي الأمور التي يمكننا الاستغناء عنها تمامًا ودون أي يكون لذلك أي تأثير علينا أو أي من جوانب حياتنا. في هذه المربع أمور من قبيل مشاهدة التلفاز، استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، الثرثرة على برامج التواصل دون هدف، وغير ذلك من الأمور التي تكون بلا جدوى أو هدف واضح.
لذا إليك بعض النصائح لتجنب الوقوع في الفخ: حدّد مقدار الوقت اللازم استغراقه لإنجاز العمل، واحرص أن تكون هذه المدة الزمنية واقعية، تساعدك وتضمن لك الحفاظ على جودة عالية للعمل المنجز. ضع موعدًا نهائيًا مزيفًا، مثلا قبل ثلاثة أيام من الموعد النهائي، وبذلك تنجز العمل دون مماطلة وتتمكن من التدقيق والمراجعة في حال أنهيت العمل قبل الوقت المحدد لك. وقت صلاة العيد في الرياض 2022 – موقع الميدان. إذا تمكنت من إنهاء المهمة مبكرا كافئ نفسك. أخيراً احرص على عدم إضاعة الوقت، وتأكد من استثماره فيما هو مفيد لك ولمستقبلك، يوجد العديد من التطبيقات والكتب التي قد تساعدك في التخطيط وترتيب الأولويات، وإدارة الوقت. اسعَ دائمًا للبحث والتعلم، وقم بتجربة ما يناسبك من الأساليب السابقة لترتيب أولوياتك، ابدأ يومك بحماس واختمه بإنجازاتٍ مهمة. ختامًا سأهديك هذا الاقتباس: " the mountain so you can see the world, not so the world can see you" "لا تتسلق قمم الجبال ليراك العالم، لكن تسلّقها لكي ترى أنت العالم" David McCullough Jr شكراً لوقتك! المراجع: selflearningskills عن الكاتب: عشتار علي الرصيص، 22 عامًا، من سوريا، حاصلة على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة تشرين وتطمح الآن إلى تطوير نفسها في مجال التسويق الإلكتروني وكتابة المحتوى.