تكمن أهمية نظم المعلومات في كونها من ضروريات نجاح أي مشروع تجاري، لكن هل تعلم ما هو تعريف نظم المعلومات الإدارية؟ 4 إجابات نظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems) هو نظام صمم لإدارة المعلومات بداخل شركة أو منظمة ما، وتتضمن هذه المعلومات الموظفين والأقسام والمشاريع والعملاء وأشكال أخرى من المعلومات، وعادةً تشير جملة "نظم المعلومات الإدارية" إلى العتاد (Hardware) والبرمجيات (Software) التي تستخدم لإدارة المعلومات. العتاد المطلوب لإدارة المعلومات قد يختلف بشكل كبير اعتماداً على حجم البيانات ومتطلبات المعالجة للمنظمة، فمتجر صغير قد يحتاج إلى آلة واحدة لتخزين المعلومات، لكن شركة كبيرة قد تحتاج نظم عدة تعمل مع بعضها من أجل مشاركة المعلومات بين الموظفين بشكل أمن، وعادةً يتم تخزين المعلومات الموجودة فيها بعدة أماكن للاحتياط. يتطلب العتاد البرمجيات المناسبة معه للمساعدة بإدارة المعلومات، قد تتضمن بعض خدمات البرمجيات التخطيط للمشاريع وحفظ سجلات الموظفين وإدارة العلاقات مع الزبائن، بعض البرمجيات مصممة للقيام بمهمة معيّنة كحفظ السجلات، والبعض الأخر تكون مصممة بشكل عام و يمكنها القيام بعدة مهام.
المعلومات هي التي تتكون عن طريق ربط كافة البيانات التي تم جمعها معاً، ومن المهم أن تكون عملية جمع البيانات صحيحة، حتى تكون المعلومات صحيحة، مثال: بعد جمع كافة البيانات المتعلقة بالطابعة التي سيتم شراؤها، تتكون معلومات واضحة عن أنواع الطابعات، وأسعارها، ومواصفاتها، لاختيار الطابعة المناسبة منها. وسائل الاتصال هي الطرق التي تستخدم في الربط بين عناصر، ومكونات نظم المعلومات الإدارية داخل الشركة، حتى يتم توصيل المعلومات إلى الإدارة، لاتخاذ القرار المناسب بناءً عليها، مثال: إرسال المعلومات التي تم الحصول عليها عن الطابعات المتاحة في السوق إلى الإدارة، حتى يتم اختيار الطابعة المناسبة، وتوفير المبلغ المالي الكافي لشرائها. التطبيقات والبرامج هي ربط تكنولوجيا المعلومات الحاسوبية، مع نظم المعلومات الإدارية، والتي تشمل كتابة التفاصيل حول القرارات التي تم اتخاذها، والبيانات، والمعلومات التي أدت إلى الوصول إلى تلك القرارات، وتساهم التطبيقات، والبرامج على حفظ كافة الخطوات التي تم الاعتماد عليها، للوصول إلى النتائج النهائية.
المساعدة على تحديد الأهداف: يعد تحديد أهداف الشركة أمر بالغ الأهمية لضمان نجاحها، إذ تتطلب هذه المرحلة الكثير من البحث والتطوير؛ نظرًا لأن المعلومات المقدمة في التقارير من نظم المعلومات الإدارية تستند إلى تحليل البيانات الحالية، وبالتالي تعد مناسبة لوضع خطة، كما تشمل تقارير نظم المعلومات الإدارية تحليل اتجاهات السوق الحالي، والتنبؤ بالاتجاه المستقبلي، وتجدر الإشارة إلى أنه من الصعب جدًا على أي شركة إهمال نظم المعلومات الإدارية وإعداد التقارير. تعريف بنظم المعلومات الإدارية - موضوع. المساعدة على تحديد المشكلة: توفر نظم المعلومات الإدارية جميع الأمور التي تتعلق بالأنشطة التجارية للشركة، وفي حال ظهور أي مشكلة أمام الإدارة فإن تقارير النظم ستكون مفيدة جدًا بهذه الحالة، ومفيدة في إيجاد الحلول للمشاكل. المساعدة على زيادة الكفاءة: تستخدم نظم المعلومات الإدارية في إعداد التقارير ، وصياغة الأهداف الإستراتيجية للشركات، كما يمكن تقييم آداء الأعمال بمساعدة تقارير نظم المعلومات الإدارية، وبالتالي يلعب دورًا حيويًا في زيارة كفاءة الشركة. خطوات تطوير نظم المعلومات تمر عملية تطوير نظم المعلومات بعدة مراحلة متتابعة، وهي: [٣] دراسة الجدوى: وهي المرحلة التي يدرس فيها محلل المعلومات حاجة الإدارة إلى وجود نظام معلومات جديد وقابل للتحقيق، فقد يكون من الضروري عدم تطوير نظام جديد والاكتفاء بتطوير النظام الحالي وتحديثه.
تعتبر عاملاً مؤثراً على أداء المنشأة، بالتزامن مع التأثيرات الاقتصادية المحيطة بها. شروط المعلومات الإدارية يجب أن تتوفر في المعلومة مجموعة من الشروط، حتى توصف بأنها معلومة صحيحة، وهذه الشروط هي: التوقيت: كلما كان توقيت الحصول على المعلومة مناسباً، كلما ساعد ذلك في اتخاذ القرار بوقت مناسب. الدقة: يجب أن تكون المعلومة دقيقة، وواضحة بكافة تفاصيلها. التأكد: من المهم أن يكون مصدر المعلومة صحيحاً. مفهوم نظم المعلومات الادارية - حياتكَ. الاختصار: ليس بالضرورة أن تكون المعلومة مكونة من كلمات عديدة، فيكفي القليل من الكلمات للحصول على المعلومة. الكمال: يجب أن تكون المعلومة كاملة، ولا يوجد أي شيء غير مفهوم فيها. مكونات نظم المعلومات الإدارية تتكون نظم المعلومات الإدارية من مجموعة مكونات رئيسية، وهي: البيانات هي المكون الأول في نظم المعلومات الإدارية، ويعتمد عليها اعتماداً مباشراً، فتشمل البيانات كافة المحتويات التي من الممكن الحصول عليها، مثل: النصوص، والصور، والتسجيلات المرئية، وأي شيء يرتبط بطبيعة العمل، ويساعد على تكوين المعلومة المطلوبة، مثال: عند حاجة الشركة لشراء طابعة جديدة، يبدأ فريق العمل، بجمع البيانات الخاصة بكافة أنواع الطابعات المتوافرة في السوق.