حضور الاجتماعات للقيام بعرض جدول الأعمال، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع؛ لتوفيرها للمدير في الوقت المناسب. التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه. مهام السكرتارية التنفيذية بالاعمال الادارية | المرسال. تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم. عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير. مهام السكرتيرة الفنيّة تتمثّل مهام السكرتيرة الفنية في الاطّلاع على أهم المواضيع التي تتم منقاشتها في الاجتماعات مثل: سياسات العمل، وبرامج الموارد البشريّة، وأنشطة المنشأة المتمثلة في الإنتاج، والترويج، والتسويق، والتوزيع، بالإضافة إلى المشكلات التي تواجه المنشأة والحلول المقترحة لها، وغيرها العديد من الأمور. مهام السكرتيرة التنفيذيّة للسكرتيرة التنفيذيّة بعض المهام المحدّدة التي لا يستطيع أحد غيرها القيام بها، وتتمثّل في: إعداد المراسلات، والتقارير اليوميّة من خلال تحرير النصوص المكتوبة، وطباعتها. إعداد الترتيبات اللازمة للرحلات التي يقوم بها المدير من حجوزات، وترتيبات، وغيرها من الأمور.
ذات صلة كيف تكون سكرتير ناجح ما هو عمل السكرتيرة السكرتارية السكرتارية (بالإنجليزيّة:Secretary) هي عمل يعتمد على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصّة بعمل ما، أو نيابة عن شخص آخر عادةً يكون المدير المسؤول، [١] وتُعرف السكرتارية أيضاً بأنّها قيام شخص بالعمل عند شخص غيره، أو في مكتب رسمي من أجل تقديم المساعدة في تنفيذ المهام الإداريّة، ومتابعة المراسلات والسجلّات. [٢] من التعريفات الأخرى للسكرتارية: هي الوظيفة المرتبطة بمسؤولية مترتبة على فرد يعمل ضمن شركة أو جمعية أو مؤسسة ، ويهتم بمتابعة الشؤون الإداريّة المكلّف بها، مثل حفظ الملفات، وكتابة البيانات، والقيام بالأعمال المكتبيّة.
6- يقوم السكرتير بمتابعة سفريات المدير و تنقلاته ، و ذلك من حلال توجيه اهتمامه بجمع المعلومات التي تتعلق بموضوع سفر المدير ، و أيضًا يقوم بحجز التذكرة و تجهيز ملف العمل الذي سوف يقوم المدير بمناقشته خلال رحلته ، و أيضًا يقوم المدير بالتواصل مع الجهة التي سوف يسافر المدير لها و يخبرهم بموعد وصوله ، و هو أيضًا المسؤول عن الاتصال بالجهات الأخرى في حالة إلغاء السفر و الاعتذار نيابة عن المدير. 7- يعمل السكرتير التنفيذي على تحضير غرفة الملفات الخاصة بالشركة و ذلك من خلال اهتمامه بترتيب و حفظ الملفات و الأوراق الخاصة بالعمل داخل خزائن الملفات الخاصة. 8- يعمل السكرتير التنفيذي على تنظيم متطلبات الشركة و الموظفين العاملين فيه ، و أيضًا يقوم بمتابعة أعمال الصيانة و ملاحظة الأعطال التي قد تحدث في الأجهزة المكتبية كالحاسوب و المكيفات.
متابعة الأبحاث والتقارير ضمن مجال الاختصاص، وتقديمها للإدارة عند الحاجة لها. حفظ وتوثيق وترتيب الملفات، والمستندات الخاصة في طبيعة العمل المتخصص. أهمية السكرتارية يُعدُّ قسم السكرتارية في المنشآت من الأقسام المهمة، والذي ينفّذ العديد من النشاطات، وتلخص أهميّته في بيئة العمل وفقاً للنقاط الآتية: [٨] تقليل الأعباء الإداريّة على المدراء؛ من خلال القيام بالأعمال الروتينيّة الخاصة في المكاتب. تفعيل التنسيق بين المدراء والأعمال المرتبطة بهم. تزويد المدراء بالمعلومات التي تساعدهم على اتخاذ القرارات الصحيحة. تأمين التواصل الفعال بين الإدارة والجهات الأخرى داخل الشركة وخارجها. نشأة السكرتارية تعتبر أعمال السكرتارية من الوظائف القديمة، وكانت تقتصر في الماضي على حفظ الأسرار، وشروط قبول الموظف اعتمدت بشكل رئيسي على قدرته على القراءة والكتابة، والتميّز بالأخلاق والأمانة، أمّا مصطلح سكرتارية فهو مأخوذ عن الكلمة الإنجليزيّة (Secretary)، مأخوذة من مصطلح (Secret) ومعناه السر، وارتبط تطور هذه الوظيفة بالثورة الصناعيّة في أوروبا، فظهرت العديد من المعدات والأجهزة المكتبيّة التي قدّمت المساعدة في أعمال السكرتارية؛ مما ساهم في تعزيز وجود هذه الوظيفة في مجالات العمل المختلفة.
مهارات السكرتير الناجح يجب أن يفهم كل المهام المطلوبة منه والعمل على زيادة المهارات المكتسبة بصفة مستمرة، ومواكبة عصر التكنولوجيا بما يتمنها من أدوات وبرامج، وزيادة الخبرة في المجال الخاص بالشركة ومن الصفات التي يجب ان تتوافر في السكرتير الناجح هي: المهارات التنظيمية: يجب امتلاكه القدرة على التنظيم والحفاظ على الرأسمال مع إمكانية تتبع جميع الأمور بداية من ترتيب المواعيد حتى تنظيم الملفات. مهارات الاتصال المهنية: يجب أن يكتسب السكرتير التنفيذ القدرة على الاتصال والرد بكل وضوح وثقة، مع التمتع بالأسلوب الأنيق المميز الذي يقنع العملاء. القيادة: يجب أن يعمل السكرتير بشكل مستقل، مع البحث عن الفرص الجديدة بصفة مستمرة. تعلم كل ما هو جديد في عالم التكنولوجيا الحديثة: لا يجب ان تتوقف عند حد معين من التكنولوجيا حيث أن التكنولوجيا بصفة عامة ليس لها حدوج بل في تطور مستمر، لذلك على سكرتير ناجح يرغب في توفير النجاح المستمر له يجب مواكبة التكنولوجيا الحديثة بصورة مستمرة والتعرف على البرامج والتطبيقات الجديدة حتى يعمل على التطوير من الأنظمة التي يتبعها داخل المهام المكلف بها. الصدق وحسن التقدير: يجب أن يكون صادق في جميع ما يقوله وكذلك الأعمال التي يقوم بها، حيث أن السكرتير كثيراً ما يتعامل مع المصروفات وبعض النثريات وبعض الأمور الحساسة الأخرى، لذلك يجب أن يحصل على عامل الثقة من جانب مالكي الشركة.