على ذلك يجب اختيار التوقيت المناسب للحوار مع رئيس العمل على سبيل المثال، إذ "لا يمكن أن أحاجج رئيسي وهو منفعل، أو حين يكون ملتزما بمواعيد عمل"، بل يجب ترك الأمور لوقت آخر يصبح فيه الطرف الآخر أكثر استجابة. ابدأ الرد بعبارة إيجابية: مهما كان الكلمات التي تعرضت لها من الآخر صعبة على التقبل، فلا بأس أن تبرز نفسك كمحاور حقيقي يتمتع بدبلوماسية عالية، والأفضل دائما انتقاء العبارات المفتاحية المحببة والمهذبة. مثلا:" كلامك صحيح يا سيدي، ولكن لو سمحت لي فإنه لي تعقيب على ذلك… إلخ". اطرح سؤالا: السؤال يبقى السلاح الأمضى في أي معركة كلامية، فكثيرا ما نعجز عن إجابة على كلام الطرف الآخر، والظرف لا يسمح بالصمت الذي سيؤدي إلى الهزيمة، هنا يصبح من السليم أن نفتح طريقا جديدا للحوار من خلال سؤال نوجهه يكون على صلة بالقضية المطروحة. العتاب: نستطيع توبيخ أكبر المحاورين دون توجيه أية عبارة غير لائقة له. تعلم فنون الرد قناه قصه وفائدة. العتاب، تلك اللغة البديعة التي تنهي مشكلات لصالح الطرف الأكثر قدرة على استخدامها، ويشبه بمفعوله، تماما، أسلوب "الرد الساخر" ولكنه يبدو أكثر لياقة منه. يكفي أن نعاتب بلغة تسمى اجتماعيا " كلام بالرد" فنقزّم الآخر بكلمات منتقاة، أو بسرد قصة قصيرة فيها رسالة بليغة للآخر تكون جوابا منا على هجومه أو معاكسته لنا.
فنون الرد من أهم الأشياء التي يجب عليك أن تكتسبها، لأنه عليك أن تعرف كيف تجيب وتقمع كل من يرغب بإحراجك، عليك أن تكون أكثر حضورا ووعيا لكي تفهم ما وجه إليك وتعرف كيف تجيب بذكاء. إن العاطفة هي الدافع الأول الذي يجعلك تجيب بطريقة خاطئة وتندم في نهاية المطاف وتتمنى لو أنك لم ترد بذلك الأسلوب، أما إن استغليت العقل لفهم وتحليل الموقف وتركت العاطفة جانبا، فستقلب السحر على ساحره وترد له إهانته وتجعله يصمت ويخجل وينحني برأسه إلى الأسفل. طبق كل ما سنذكره من خطوات وستكتسب فن الرد. 1- اصمت ودع عقلك يتصرف عندما تتعرض للإهانة، اصمت لبعض الثواني ودع عقلك يحلل الكلام الذي وجه إليك، ولا تترك العاطفة تتصرف، فالرد السريع الذي تقوم به قد ينبع من العاطفة والمشاعر وقد تدخل في مشاحنات أو من الممكن أن تقول شيء تندم عليه. ففي كثير من الأحيان تتصرف بعاطفتك وبعد سويعات قليلة تفكر في ما حدث وتكون هادئا فعندها يشتغل عقلك وتقول يا ليتني أجبت بهذه الطريقة بعد أن يكون قد فات الأوان. تعلم فنون الرد. لذلك فإن أول خطوة في فن الرد هي أن تفكر بعقلك المنطقي لا تتسرع، شغل مخك، اشعر بالهدوء حلل الموقف والشخص افهم الوضع الذي أنت فيه، وأكيد سيعطيك عقلك الرد المناسب.