لذا من الضروري أن يكون لديك خطة بديلة لأي موقف أو ظرف طارئ على الرغم من صعوبة توقع ذلك، ولكن لا بد من خطة بديلة تضمن استمرار العمل مهما حصل. 7 – إدارة عمليات التواصل إدارة عمليات التوصل الخاصة بالمشروع من المهام الضرورية والتي قد تؤثر بشكل مباشر على نجاح أو فشل المشروع، إذ إنه التواصل السيء ضمن المشروع قد يؤدي إلى سوء فهم الأفكار وسوء تنفيذها وعدم قدرة فريق العمل على متابعة العمل كما يجب. كذلك فأن التواصل مع الجهات الخارجية ذات الصلة بالمشروع أيضًا مهم ولا بد من أن يكون على قدر كبير من الفاعلية والكفاءة ليضمن تحقيق المشروع لأهدافه وتطلعات إدارته. 8 – الواقعية كثيرًا ما يحصل ويكون مدير المشروع أو حتى إدارة المشروع ككل مفرطة في الحماس تجاه العمل وبالتالي المبالغة في التوقعات والطموحات وتحديد أهداف من الصعب تحقيقها أو تتطلب جهود كبيرة لا تتوفر في المشروع الصغير. لذلك على إدارة المشاريع الصغيرة أن تتوخى الحذر بهذا الشأن وتبقى واقعية في أهدافها وتطلعاتها قدر الإمكان. 9 – إدارة الميزانية أيضًا أحد الأمور الضرورية في أي مشروع وبناءً على إدارة الميزانية قد يتحدد مستقبل المشروع والشكل الذي سيكون عليه، من الضروري التخطيط الجيد للميزانية وتحديد كل الموارد والنفقات والإمكانيات المالية المتاحة.
الأمر الذي يصل بهم إلى الارتجالية والعشوائية والعمل في بيئة ضبابية مشوشة لم يتحدد فيها الهدف المنشود ولا كيفية السير إلى هذا الهدف. ولكن عندما يشترك جميع موظفي الشركة في رسم رؤية استراتيجية واستثمارية واضحة. وتشتمل على الأهداف الواجب تحقيقها وكيفيات تحقيق هذه الأهداف؛ فإن مهام إدارة الشركة تصبح أكثر تبصرًا. وسيعلم كل فرد في الشركة الدور المنوط به والواجبات الملقاة على عاتقه. وهو ما يحدد أيضًا آليات الثواب والعقاب الداخلية لكل فرد في مجتمع الشركة. 7- أخطاء إدارة المشاريع الصغيرة: التكيف مع السوق تفشل المشروعات الصغيرة أحيانًا كثيرة لعدم قدرتها على التكيف مع السوق المحلي الذي تعمل فيه. وذلك إما لغياب الرؤية والهدف ومسارات العمل، وإما للعمل على منتجات أو خدمات خاطئة لا يحتاجها هذا السوق. ولا ينظر إليها بالأساس، فقدان التكيف هذا هو ما يدفع المشروع الصغير إلى الانسحاب سريعًا من السوق. وعدم القدرة على إكمال المسيرة. وعلاج هذا الخلل يبدأ من بداية التخطيط عبر رسم سياسات أكثر مرونة يمكن معها التأقلم مع متغيرات السوق بشكل سلس. وهو ما قد يحتاج إلى تشعب النشاط بدون التقوقع داخل مجال واحد أو التمحور حول منتج معين.
اهتم دائمًا بالجودة، فلا يمكن لمنتج أو خدمة أن تنجح دون أن تقدم جودة مثالية تنافسية، أما إن كنت تقدم لجماهيرك خدمة مختلفة، احرص على أن تكون متميزة مع وجود فريق خدمة عملاء احترافي للرد على كافة تساؤلات العملاء. والأهم هو الحفاظ على تلك الجودة أن تظل بنفس الكفاءة، مع الحديث الدائم مع العملاء لاكتشاف أي عيوب في خدمتك أو المنتج ومحاولة التحسين والتطوير. البحث عن حلول لتقليل النفقات إليك واحد من أكثر الأسباب شيوعًا والتي تتسبب في فشل إدارة المشاريع الصغيرة، وهي النفقات غير الضرورية. عليك دائمًا إعداد خطة تشغيلية و تحديد النفقات وإعادة هيكلتها وتعريفها، مع ضرورة البحث عن حلول للحد من النفقات غير ضرورية. فعلى سبيل المثال، إذا كان هناك أحد الوظائف التي لا تستدعي حضور الموظفين يوميًا يمكنك حينها الاعتماد على بيئة العمل الهجينة ، أو ربما تعتمد موظفين بنظام الدوام الجزئي. ضع خطة تسعيرية تتناسب مع ما تقدمه تسعير خدمتك أو منتجك يحتاج للكثير من الإعداد بعكس ما يبدو، فالأمر لا يتعلق فقط بتعيين سعر أقل من المنافسين، أو مشابه لهم. أنت بحاجة لتحديد موقعك في السوق، وماذا يعتقد المستهلكين فيما تقدمه، كذلك يجب أن لا تكون متعجلًا لجني الأرباح في المراحل الأولى لإطلاق مشروعك، ففي البداية عليك فقط تغطية نفقات الموظفين والخامات والموردين وهكذا، ومن ثم جني أرباح وإن كان بسيطًا.
لذلك ، مع القليل من الجهد المسبق والمستمر ، ستحصل على عائد كبير إذا كنت تدير المخاطر طوال المشروع. لذلك ، باختصار ، يمكن تطبيق أفضل الممارسات حتى على مشروع صغير دون إنشاء الكثير من الأعمال الورقية أو النفقات العامة. أفضل الممارسات هي الأشياء التي قام بها عدد لا يحصى من مديري المشاريع في آلاف المشاريع وتعتبر "أفضل ممارسة" لأنها تميل إلى مساعدتك في تحقيق أفضل النتائج. لا تعتقد أنه نظرًا لأنك تدير مشروعًا صغيرًا ، يمكنك التخلص من أفضل الممارسات لأنه إذا قمت بذلك ، فسوف تندم لاحقًا عندما يتعرض مشروعك للفوضى. اقرأ المزيد: كيف يمكنك أن تبدأ حياتك المهنية في ادارة المشاريع؟
حيث يتوجب إفهامهم بأنهم يتلقون رواتب في مقابل ما يبذلونه من وقت ومجهود وما يُسهمون فيه من الارتقاء بالخصائص الاستثمارية والتسويقية للشركة. وذلك كله وفق قوانين وآليات وظيفية واضحة للجميع ومحكومة بقواعد صارمة في أوقات العمل والإجازات والتسلسل الهرمي للإدارة. هذا الوضوح وتلك المهنية تزيل الكثير من العقبات وتصد الكثير من الخسائر الناجمة عن العشوائية وغياب القواعد والخلط بين ما هو شخصي وبين ما هو مهني، ولعل الاستعانة بخبير في الموارد البشرية أساس في تحقيق الكفاءة بناءً على رؤية الشركة وإثابة أو عقاب كل موظف بحسب اللوائح المنظمة للعمل. 2- الصرامة المفرطة أحد الأخطاء الشائعة في إدارة المشاريع التراخي والشخصنة الماثلة في الخطأ الإداري السابق الذكر يقابله خطأ إداري على العكس تمامًا منه. ألا وهو إتباع صرامة مبالغ فيها مع كل المواقف المهنية وهي من الأخطاء الشائعة في إدارة المشاريع. فالمدير الكفء والعادل هو من يدرك حقيقة كل موظف من الموظفين. ويستطيع تقدير الجهود وتقدير المواقف الوظيفية بحسب قدرات وإمكانيات كل موظف وبحسب تبعات كل موظف. وهو ما يتطلب مرونة شديدة وقدرة على الموازنة بين الحزم والشدة وبين التغاضي أو إتباع أسلوب أقل حدة في التوجيه.
كل هذه الأشياء تحتاج إلى تدوينها وإبلاغها بشكل فعال لأعضاء فريق المشروع. لقد رأيت الكثير من الأشخاص يتعثرون لأنهم يعتقدون أنهم بحاجة إلى استخدام نوع من برامج تخطيط إدارة المشاريع مثل Microsoft Project. هذا عبء غير ضروري. لقد لاحظت أن الأشخاص يميلون إلى إضاعة الكثير من الوقت في جعل مخططات Microsoft Project Gantt تبدو جميلة ، حتى يغفلوا عن سبب استخدامهم للأداة. بدلاً من ذلك ، بالنسبة للمشاريع الصغيرة ، أجد أن إنشاء مخطط شريطي في Microsoft Excel هو الأفضل. إنه بسيط وأكثر من مناسب للمشاريع الصغيرة. فقط اجعل كل عمود تاريخًا تسلسليًا ، واكتب مهامك في العمود الأول ، واملأ الخلايا لتمثيل الوقت الذي يستغرقه النشاط. بالإضافة إلى المخطط الشريطي ، ستحتاج إلى توثيق المراحل الرئيسية في المشروع. المعالم الرئيسية هي التواريخ التي تحتاج فيها إلى تسليم أشياء معينة ، أو قد تكون التاريخ الذي ينتهي فيه نشاط رئيسي. يجب أيضًا توثيق مسؤوليات كل عضو في المشروع في خطة المشروع. الاتصالات حتى في أصغر فريق مشروع يتألف من مدير مشروع وشخص آخر فقط ، سيظل مدير المشروع بحاجة إلى إسناد المهام والمسؤوليات إلى الشخص الآخر.
ادارة المشاريع الصغيرة بطريقة سليمة: التخطيط وهو أهم نُقطة في ادارة المشاريع الصغيرة لأنه من خلال التخطيط يتم وضع خطة كاملة للمشروع منذ بداية التفكير فيه حتى الوصول للنجاح ويجب أن يتم التخطيط بالطريقة الصحيحة ومعرفة كافة المهام والأهداف منذ البداية وفي مرحلة التخطيط يتم العمل على الخطة الأساسية مع وجود خطة بديلة لتفادي المخاطر. وتقع المُهمة الأكبر في ادارة المشاريع الصغيرة على صاحب المشروع لأنه هو الوحيد الذي سيعمل بكل جهد لكي يصل مشروعه إلى قمة النجاح وعلى صاحب المشروع مهمة توصيل كافة المعلومات التي يحتاجها فريق العمل عن المشروع والمنتج أو الخدمة الجديدة التي سيُقدمها للسوق. يجب أن يتم الإعتماد على موظفين لديهم الخبرة والكفاءة المُناسبة وأن يتم تدريبهم بإستمرار حتى تخدم مهاراتهم المشروع الجديد. اهتم بالمنتج أو الخدمة التي تُقدمها وإجعلها دائماً عالية الجودة والإتقان حتى تستطيع كسب رضاء العملاء ويجب أن يكون المنتج الخاص بمشروعك جذاب وذو شكل جميل يجذب المُستهلك إلى جانب الجودة العالية. التطوير شيء مهم جداً في ادارة المشاريع وخاصة إذا اردت الوصول للقمة وعدم التنازل عنها لغيرك فعليك هُنا التطوير المُستمر للمنتج او الخدمة التي تُقدمها للسوق حتى يشعر العميل بمدى اهتمامك به ومواكبة كل تطور بإستمرار.