تعتمد ملايين الشركات في العالم على مهارات الاتصال بحيث توجد عمليات مراكز الاتصالات للرد على مكالمات العملاء أو لبيعهم المنتجات والخدمات. ومن ناحية أخرى، يستخدم جميع المهنيين الهاتف كوسيلة للاتصال والتواصل مع عملائهم وشركائهم وزملائهم. الفرق بين مركز الاتصالات ومركز خدمة العملاء تمَّ تصميم مراكز الاتصالات للتعامل مع المكالمات الصوتية الواردة إلى المركز أو الصادرة منه. وأصبحت مراكز الاتصالات هذه تُعرفُ بِاسم مراكز خدمات العملاء نظرًا لأنها تهتم بجميع ارتباطات عملائها. نشأت مراكز الاتصالات لتصبح وسيلة شائعة جدًا لخدمة العملاء، على الأخص مع تطور أنظمة الاستجابة الصوتية التفاعلية – وهي أنظمة تتيح الاستجابة الفورية والتلقائية للاتصالات التي تطلب منكم الضغط على الرقم 1 لطلب هذا والرقم 2 لذاك إلخ.. مطلوب موظف مركز اتصال - وظائف الرياض, السعودية. وقد صُمّمت مراكز الاتصال في البداية للتعامل مع الاتصالات الصوتية الواردة إلى المركز أو الصادرة منه. غير أنه مع التقدم التكنولوجي والتقني وإتاحة المزيد من الفرص للناس للتفاعل مع المؤسسات والشركات، كان لازمًا على مراكز الاتصال أن تتطور هي بدورها أيضًا للتمكن من التعامل مع جميع تفاعلات العملاء ومن بينها البريد الالكتروني، ومواقع التواصل الاجتماعي، ونظام المحادثة الآنية عبر الانترنت وما شابه ذلك.
وقد أصبحت مراكز الاتصال هذه تعرف في ما بعد بمراكز خدمات الزبائن حيث كان ضروريًا لها الأخذ في الاعتبار جميع أنشطة العملاء. وحيث إنه يمكن للعملاء أن يتواصلوا مع مراكز خدمات العملاء عبر أي قناة، توجب على هذه المراكز تكوين نظرة شاملة عن العميل من خلال نقاط التماس مختلفة، وهو ما يعرف بـ "صورة 360 درجة عن العميل". نوعان من الاتصالات يدخلان ضمن نطاق عمل مركز خدمة العملاء يدخل ضمن نطاق عمل مراكز خدمات العملاء نوعان رئيسيان من الاتصالات أو التفاعلات، وهما كما يلي: الاتصالات الواردة: وهي اتصالات يتلقاها المركز من عملاء لديهم مشكلة معينة أو يريدون طرح سؤال أو استفسار ما. ويجب أن يتم الرد على هذه الاتصالات بأسرع وقت ممكن وبفاعلية قصوى. ونظرًا لأنّ هذه الاتصالات تنشأ بواسطة العميل، فإنها تمكنه من الحصول على فرصة رائعة للتمتع بالخدمات الاستثنائية التي يقدمها المركز. الاتصالات الصادرة: وهي اتصالات يجريها موظفو مركز خدمات الزبائن إما بهدف بيع المنتجات أو الخدمات وتحصيل الأموال المستحقة وإجراء استطلاعات للرأي بشأن خدمة الزبائن، أو لمتابعة طلب اتصال وارد. ومن المحتمل أن تكون عملية إجراء الاتصالات الصادرة صعبة جدًا حيث إنه قد يتم الاتصال بالعميل اعتباطيًا في وقت غير ملائم له.
وفي ما يلي نورد فرق العمل الاعتيادية التي تتواجد في أي مركز خدمات زبائن: عامل هاتف مركز خدمات الزبائن – يتولى مسؤولية الإجابة على الاتصالات الواردة من العملاء أو إجراء الاتصالات الصادرة من المركز. قائد فريق مركز خدمات الزبائن – يتولى المسائل المستعصية التي يعجز عامل الهاتف عن إيجاد الحلول لها. قائد فريق إدارة القوى العاملة – يتولى مسؤولية إعداد جداول بيانات الموظفين وساعات عملهم، وسجلات الأعياد الرسمية والإجازات. فريق إدارة الجودة النوعية – يتولى مسؤولية مراقبة التفاعلات، وإعداد بطاقات الأداء، والتوصية بتدريب عامل الهاتف أو التوصية باتخاذ إجراءات تصحيحية. فريق نظم المعلومات الإدارية – يتولى مسؤولية إعداد لوحات مؤشرات الأداء الرئيسية، بالإضافة إلى تقارير الأداء اليومية والشهرية والسنوية، وتقرير أعداد المكالمات، إلخ.. مدير مركز خدمات العملاء – يتولى مسؤولية الإدارة العامة لمركز خدمات العملاء. أفضل خمس كلمات وعبارات لاستخدامها أثناء خدمة العملاء عندما يتواصل العملاء مع مركز خدمة العملاء ، فهم عادةً يواجهون مشكلة ما، ما يعني أنهم بالفعل قد بدأوا تواصلهم معكم بتجربة سلبية. ومن أجل تحقيق هدفكم المنشود بتحويل تجربتهم السلبية إلى واحدة إيجابية، يجب الإمعان في انتقاء الكلمات والعبارات التي ستستخدمونها حيث إنها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.